Cómo Redactar un Mensaje de Fuera de la Oficina: Consejos y Ejemplos

En ocasiones, no podemos responder inmediatamente a los correos electrónicos debido a vacaciones, jornadas laborales intensas o situaciones inesperadas.

En esos momentos, las respuestas automáticas fuera de la oficina juegan un papel fundamental para mantener informados a nuestros contactos sobre nuestra disponibilidad y ofrecerles una atención adecuada en nuestra ausencia.

¿Qué son las respuestas automáticas fuera de la oficina?

Las respuestas automáticas fuera de la oficina son mensajes de correo electrónico predefinidos que se activan y envían automáticamente cuando alguien nos contacta mientras estamos ausentes.

Estos mensajes son una excelente forma de mantener una comunicación efectiva y profesional, incluso cuando no podemos responder de manera inmediata.

Las respuestas automáticas fuera de la oficina no solo informan a nuestros contactos sobre nuestra ausencia, sino que también pueden ser una herramienta de marketing poderosa si se optimizan correctamente.

Un mensaje bien redactado puede proyectar una imagen profesional de nuestra empresa, transmitir confianza y mantener el interés de nuestros clientes potenciales.

¿Cómo redactar un «mensaje fuera de oficina»? Pasos

Comienza tu mensaje de fuera de la oficina con un saludo amigable y claro, para que los remitentes se sientan bienvenidos y atendidos. Utiliza un lenguaje cálido y cercano para transmitir una sensación de empatía y profesionalismo.

¡Hola!
Hola:

Gracias por tu correo electrónico.
Gracias por tu mensaje.

Es importante ser transparente y claro sobre la razón de nuestra ausencia. Indica las fechas precisas en las que no estaremos disponibles y, si es relevante, menciona el motivo de la ausencia. Por ejemplo, si estaremos de vacaciones, en una conferencia o en un proyecto especial.

Te informo que estaré fuera de la oficina desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de regreso], asistiendo a una importante conferencia para seguir mejorando nuestros servicios.

En este momento, estamos fuera de la oficina disfrutando de unas merecidas vacaciones para recargar energías y seguir brindándoles el mejor servicio posible.

Para garantizar que los remitentes reciban una atención adecuada durante nuestra ausencia, es recomendable proporcionar una solución alternativa. Puede ser un compañero de equipo o un departamento específico al que puedan dirigir sus consultas o solicitudes urgentes.

No se preocupe, nuestra ausencia no afectará su experiencia con nosotros. Hemos dejado todo en manos de nuestro equipo, quienes estarán encantados de asistirle en todo lo que necesite. Si su consulta es urgente, por favor, no dude en comunicarse con [Nombre del Colega] al correo electrónico [correo@empresa.com] o al teléfono [número de teléfono].

Durante mi ausencia, [Nombre del Colega] estará encantado de ayudarte con cualquier consulta o solicitud que puedas tener. Puedes contactarlo directamente a través del correo electrónico [correo@empresa.com] o llamando al número [número de teléfono].

Si el motivo de su mensaje es urgente, por favor contacte a [nombre del contacto] a [su información de contacto]

Si necesita asistencia inmediata, contacte a mi asistente [nombre de el/la asistente] a [correo electrónico de el/la asistente].

Mientras tanto, puede contactar a [nombre del compañero] a [información de contacto del compañero] si necesita algo con urgencia.

Para temas urgentes, por favor contactar a [nombre del compañero] a [información de contacto del compañero]

De lo contrario, le contactaré al regresar.

Si es posible, estima cuándo podrías responder a los correos electrónicos una vez que regreses. Establecer expectativas claras ayudará a los remitentes a planificar su tiempo y a saber cuándo pueden esperar una respuesta de tu parte.

Espero poder ponerme al día con todos los correos electrónicos a mi regreso el [fecha de regreso]. Agradezco tu comprensión y paciencia en esta situación.

Responderé tan pronto como regrese a la oficina.

No podremos responder a su mensaje ahora mismo, pero nos pondremos en contacto cuando estemos de vuelta.

Me pondré en contacto cuando regrese, el [fecha de regreso].

Aunque un mensaje de fuera de la oficina puede ser amigable, es importante no incluir detalles personales sensibles o información confidencial que pueda comprometer la seguridad. Mantén el mensaje profesional y enfocado en la información relevante.

Mientras tanto, le invitamos a seguirnos en nuestras redes sociales, donde compartimos contenido interesante y novedades relacionadas con nuestro sector:
Facebook: [enlace]
Twitter: [enlace]
LinkedIn: [enlace]

Gracias nuevamente por su comprensión y paciencia. Estaremos de regreso el [fecha de regreso] y estaremos felices de atenderle.

¡Que tenga un excelente día!
Atentamente,
[Tu Nombre]
[Tu Cargo]
[Empresa]

¡Te deseo un excelente día!
Saludos cordiales,
[Tu Nombre]
[Tu Cargo]
[Empresa]

¡Responderé tan pronto como regrese!
[Nombre]

Agradeciendo de antemano su comprensión,
[Nombre]

Deseándole un gran día, se despide
[Nombre]

Consejos para escribir un mensaje de vacaciones

1. Personalización del mensaje

Es fundamental personalizar el mensaje de la respuesta automática fuera de la oficina para que refleje la identidad de la empresa y muestre empatía hacia el remitente. Utiliza un tono amable y agradecido al informar sobre tu ausencia y ofrece una solución alternativa o una fecha estimada de respuesta.

2. Información relevante y completa

Asegúrate de proporcionar información relevante y completa en el mensaje. Incluye tu nombre, cargo, número de contacto alternativo o la persona de contacto designada en tu ausencia. Si es posible, agrega enlaces útiles o material descargable que pueda ser de interés para el remitente.

3. Ser breve y conciso

Aunque es esencial incluir información relevante, es importante mantener el mensaje breve y conciso. Los destinatarios apreciarán mensajes directos y fáciles de entender.

4. Enlaces a redes sociales

Si tu empresa está activa en las redes sociales, no olvides incluir enlaces a tus perfiles. Esto permitirá a los destinatarios conectarse con tu empresa en otros canales, lo que fomentará la interacción y el conocimiento de marca.

Ejemplos de mensajes:

Baja médica	Desafortunadamente, estaré fuera de la oficina por baja médica desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de finalización], así que no podré responder correos electrónicos mientras tanto.
De vacaciones	Estaré de vacaciones desde el [fecha de salida] al [fecha de regreso] y tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo.
Baja de maternidad o paternidad	No estaré en la oficina durante las próximas ocho semanas, puesto que estaré de baja por maternidad/paternidad.
Conferencia	Estaré fuera de la oficina porque asistiré a [nombre de la conferencia] desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de finalización] y es posible que no pueda responder de inmediato (estaré revisando el correo periódicamente).
Por día feriado	Nuestras oficinas estarán cerradas por [festivo] a partir del [fecha de inicio]. Estaremos de regreso el [fecha de finalización]. No podremos responder a su mensaje ahora mismo, pero nos pondremos en contacto cuando estemos de vuelta.
Por corto plazo	No estaré disponible en el ordenador debido a [motivo] hoy desde las [hora de inicio] hasta las [hora de finalización], y no podré revisar mis correos durante este período.

Reflexiones finales:

Un mensaje de fuera de la oficina mal redactado o poco claro puede causar confusiones y dar una imagen poco profesional de nuestra empresa o servicio.

Por el contrario, un mensaje bien redactado refleja atención al detalle y consideración hacia nuestros interlocutores, lo que puede mejorar su percepción de nuestro negocio.